Pihlajalinna

Kaikkien yhteinen intranet

Valtakunnallisesti toimiva sosiaali- ja terveysalan yhtiö Pihlajalinna on kasvanut nopeasti useiden yritysostojen ja kuntien tekemien ulkoistusten kautta. Konsernin tarpeisiin räätälöity uusi intranet toimii tärkeänä työkaluna yhteisen Pihlajalinna-identiteetin luomisessa.

Intra.pihlajalinna.fi lyhyesti

  1. Miksi?

    Monikanavainen sisäinen viestintä haluttiin keskittää kaikille yhteiseen intranetiin. Intranet toimii myös tärkeänä työkaluna yhteisen Pihlajalinna -identiteetin luomisessa.

  2. Mitä?

    Pihlajalinnan tarpeisiin räätälöity intranet vastaa parhaalla mahdollisella tavalla konsernin ja toimipisteiden tarpeisiin ja takaa käyttäjilleen yhtenäisen brändikokemuksen.

  3. Tulokset

    Intranet on ollut keskeinen työväline toimintatapojen ja prosessien yhtenäistämisessä. Se toimii myös päivittäisen työn apuvälineenä, josta tarvittavat tiedot löytyvät.

Yhteistä identiteettiä rakentamassa

Pihlajalinna on vahvasti kasvava sosiaali- ja terveysalan yhtiö, jonka tavoitteena on nousta alansa johtavaksi toimijaksi Suomessa. Yritysostojen ja kuntaulkoistusten vuoksi yhteisten käytäntöjen jalkauttaminen oli kuitenkin haastavaa, kun sisäiseen viestintään oli monta kanavaa. Tämän vuoksi Pihlajalinna päätti luopua kaikista olemassa olevista kanavista ja aloittaa uuden intranetin suunnittelun puhtaalta pöydältä.

Uudelle intranetille määriteltiin kolme päätavoitetta: yhtenäistää konsernin eri toimipisteiden toimintatapoja ja prosesseja, toimia konsernin sisäisen viestinnän ensisijaisena kanavana sekä luoda työntekijöiden yhteishenkeä. Palvelun etusivun haluttiin olevan niin selkeä, että käyttäjä saa yhdellä silmäyksellä hyvän yleiskuvan siitä, mitä Pihlajalinnassa tapahtuu. Toimipisteestä riippumatta samoissa tehtävissä toimivat henkilöt saavat samat tiedot ja ohjeet. Intranetistä haluttiin välittyvän yhdessä tekemisen asenne, joka luo ja vahvistaa yhteisöllisyyttä ja yhteistä identiteettiä. Lisäksi intranetin piti olla kaikkialta toimiva, helppokäyttöinen ja miellyttävä kokonaisuus, joka olisi työntekijöiden päivittäisen työn apuväline. Pihlajalinnan tarpeisiin räätälöity intranet takaisi myös saumattoman brändikokemuksen.

Näkymä Pihlajalinnasta intrasta tietoneella

Ei päätöksiä teknologia edellä

Intranet rakennettiin WordPress-sisällönhallintajärjestelmän päälle, koska siitä haluttiin helppokäyttöinen ja visuaalisesti miellyttävä, kaikissa päätelaitteissa toimiva verkkopalvelu. Teknologiapäätöksen taustalla oli ajatus siitä, että intranetin pitää taipua yrityksen tarpeisiin, eikä yrityksen mukautua valmiiseen ohjelmistoon. Lisenssimaksujen sijaan haluttiin mieluummin investoida palvelukehitykseen ja medialliseen käyttökokemukseen. Koska henkilöstöstä enemmistöllä ei ole omaa työpistettä, pitää käytön ja sisällön päivittämisen onnistua sujuvasti myös mobiililaitteilla.

Suunnittelua on tehty yhdessä asiakkaan kanssa. Projektin alussa järjestimme työpajoja Pihlajalinnan projektiryhmän kanssa, joissa määriteltiin palvelun tavoitteet, tärkeimmät sisällöt ja toiminnallisuudet, sekä palvelukehityksen roadmap. Itse intranetiä on kehitetty pitkäjänteisesti ketterin menetelmin. Ensimmäinen Minimum Viable Product (MVP) -versio piti sisällään toimitusjohtajan videotervehdyksen, uutispalstan sekä kyselyn käyttäjille heidän tarpeistaan ja toiveistaan jatkosuunnittelun pohjaksi.

Jatkokehityksessä palveluun on tuotu mm. henkilö- ja toimipistehaku, keskustelupalsta sekä osio työssä tarvittaville ohjeille ja materiaaleille, joita terveydenhuollon toimijalla on paljon. Jatkokehitystä on tehty Scrum-mallilla noin kahden viikon sprinteissä. Scrum on tuonut projektiin läpinäkyvyyttä ja ohjannut kehitystä kaikkein oleellisimpiin toiminnallisuuksiin.

Pihlajalinnan intranet sisältää integraatiota muun muassa Microsoftin Active Directoryyn (Single Sign-On) sekä SympaHR-järjestelmään, jotta intranetin henkilötiedot ja käyttäjät olisivat aina ajan tasalla. Frontend-toteutuksessa on käytetty moderneja JS-kirjastoja (mm. Vue.js), joilla interaktiivisen ja ylläpidettävän Frontend-toteutuksen kehittäminen oli helppoa.

Palvelun ensimmäisen version jälkeen intranetin käyttäjämäärät ja sisällön määrä ovat moninkertaistuneet. Tästäkin syystä olemme pyrkineet jatkokehityksessä pitämään palvelun käytettävyyden ja tiedon löydettävyyden erinomaisena.

Näkymä Pihlajalinnasta mobiililla

Kaikki löytyy nyt helposti

Intranet otettiin laajemmassa muodossa käyttöön maaliskuussa 2017. Huhtikuusta 2017 maaliskuuhun 2018 käyttäjien määrä nelinkertaistui. Mobiilikäyttäjiä on keskimäärin 10 % kaikista käyttäjistä. Suosituimpia sisältöjä ovat uutiset ja erilaiset ohjeet.

Uutta intranetiä on kiitelty eniten haun toimivuudesta ja yhteystietojen löytymisestä. Palautteen perusteella molempia asioita on jatkokehitetty edelleen.

Intrasta löytyy tällä hetkellä laajasti erilaisiin toimintoihin tarvittavia ohjeita sekä työntekijän ohjeita. Konsernitason sisäinen viestintä on keskitetty intraan. Myös osa tytäryhtiöistä ja toimipisteistä viestii aktiivisesti intran kautta henkilöstölleen.

Kommentit

Taina Lehtomäki, tiedottaja, intranetin pääkäyttäjä, Pihlajalinna

Olemme saavuttaneet projektille asetetut tavoitteet monissa asioissa. Toimintatapojen ja prosessien yhtenäistäminen vaatii tietenkin paljon muutakin työtä, mutta yhteinen intra on ollut siinä hyvä apuväline. Osalle konsernin työntekijöistä intra on jo aidosti päivittäisen työn apuväline, ja he löytävät sieltä tarvitsemansa tiedot. Intraa päivitetään aktiivisesti, ja alustana WordPress on ollut helppokäyttöinen. Työntekijät tuottavat myös itse sisältöä ja nostavat asioita esiin esimerkiksi keskustelupalstalla. Kun saimme Scrum-mallin Franticin kanssa rullaamaan, projekti on mielestäni edennyt jouhevasti. Kehitystyötä on tehty keskustellen eri vaihtoehdoista ja kehityssuunnista.

Harri Lehtisaari, Developer, Frantic

Pihlajalinna asetti intran suhteen tavoitteet korkealle jo heti lähtötilanteessa ja projektia lähdettiin toteuttamaan ennakkoluulottomasti sekä teknologian että toteutustavan osalta. Sivuston suunnittelussa ja kehityksessä on menty käyttäjäystävällisyys edellä, mikä näkyy intrassa helppona ja selkeänä käyttökokemuksena. Lopputulos on personoitu ja monipuolinen apuväline päivittäiseen työhön, jonka kehitys jatkuu edelleen.

Kompetenssit

  • Käyttöliittymäsuunnittelu
  • Visuaalinen suunnittelu
  • Tekninen suunnittelu
  • Tekninen toteutus
  • Projektinhallinta

Teknologiat

  • WordPress, PHP, Nginx
  • HTML, CSS
  • jQuery, Vue.js

Kysyttävää? Eija kertoo mielellään lisää!

Eija Gonzalez

+358 40 570 7909
Client services Eija Gonzalez