Design Lead: Prosessien optimointia ja sillanrakennusta

DesignOps avaa uusia ovia

Mitä isommaksi tiimit kasvavat ja mitä enemmän sidosryhmiä on mukana palvelun suunnittelussa ja kehityksessä, sitä tärkeämmiksi yhteiset prosessit ja suunnitelmat muodostuvat tehokkaassa tiimityössä ja tuotteen toimituksessa. Yksi tapa saavuttaa tämä on DesignOps-lähestymistapa, joka auttaa tiimiä tai organisaatiota näkemään suunnittelun arvon jäsennellyllä tavalla ja laajentaa prosesseihin ja suunnittelutyön integrointiin liittyviä keskusteluita strategiasta käyttöliittymäsuunnitteluun, läheisemmässä yhteistyössä kehitystiimien kanssa.

Franticin suunnittelukonsultti Liisa Benmergui työskenteli Design Leadina Digi- ja väestötietoviraston Suomidigi.fi-palvelun kehityksen viimeisessä vaiheessa. DVV halusi luoda käyttäjälähtöisen, skaalautuvan ja saavutettavan verkkopalvelun tukeakseen julkista sektoria palveluiden digitalisaatiossa ympäri Suomea.

Operatiivisella tasolla Liisan vastuulla olivat tiimin työskentelytavat, ymmärryksen luominen siitä, mitä suunnittelutyöhön varsinaisesti kuuluu, miten se dokumentoidaan ja kommunikoidaan tiimin sisällä, sekä se, milloin tämän kaiken pitäisi tapahtua.

Palvelumuotoilun lisäksi hän keskittyi olemassa olevien suunnitteluprosessien koordinointiin ja kehittämiseen tiimin muiden suunnittelijoiden kanssa. Liisan rooliin kuului myös suunnittelijoiden tukeminen heidän päivittäisessä työssään sekä siltojen rakentaminen suunnittelijoiden ja sovelluskehittäjien välillä, jotta kaikki tiimin jäsenet saivat äänensä kuuluviin ja vuorovaikutuksesta tuli aktiivisempaa ja rakentavampaa.

Näiden lisäksi Design Leadin vastuulle voi kuulua:

• Tiimin työtapojen ohjaaminen ja kehittäminen

• Suunnittelumetodien ja -prosessien kehitys ja organisaation muotoiluajattelun kypsyyden kasvattaminen

• Sidosryhmien sitouttaminen ja hallinnointi

• Palvelun roolin kartoittaminen, dokumentointi ja ymmärryksen jakaminen osana laajempaa tuotteiden ja palveluiden ekosysteemiä

• Käyttäjätutkimuksen suunnittelu ja toteutus

• Palvelumuotoilun, vuorovaikutussuunnittelun ja prototypoinnin suunnittelu ja johtaminen

• Käyttäjätutkimus yhdistettynä legal designiin eli oikeudelliseen palvelumuotoiluun

Käyttäjätutkimuksen ja oikeudellisen muotoilun liitto

Projekti oli täydessä vauhdissa kun kolme suunnittelijaa kolmesta eri konsulttiyrityksestä – Design Lead (Frantic), UX-suunnittelija (Redland) ja legal designiin erikoistunut palvelumuotoilija (Hellon) – liittyivät olemassa olevaan tiimiin. Suunnittelutiimin valitsi tehtävään DVV:n kehyssopimuspartneri, Luoto Company. 

Uudet suunnittelijat sukelsivat aluksi syvälle olemassa oleviin materiaaleihin perehtyäkseen kaikkeen, mitä kuluneen puolentoista vuoden aikana oli projektissa saatu aikaan. Tehtyään etenemissuunnitelman uusi suunnittelutiimi ryhtyi töihin luodakseen uuden tavan esitellä digitalisaatioon liittyvät lakitiedot Suomidigi.fi-palvelussa. Apuna suunnittelijat käyttivät legal designin metodologioita, haastatteluita ja tiedon keruuta loppukäyttäjiltä ja loppukäyttäjistä.

Lisäksi suunnittelijat työskentelivät päivittäisten käyttöliittymäsuunnittelun tehtävien ja palvelukonseptin kehittämisen parissa.

Palvelukehityksessä noudatettiin ketteriä Scrum-metodeita ja työ tehtiin kahden viikon sprinteissä, mikä mahdollisti uusien ominaisuuksien ja muutosten tekemisen nopealla aikataululla. Yksi suuri parannus oli tutkimussprinttien lisääminen ja tutkimuksen tuominen mukaan päivittäiseen työskentelyyn. Asiakasymmärrys- ja sidosryhmätutkimus toteutettiin lean-ajattelutavan mukaisesti ja tulokset pystyttiin integroimaan helposti sekä suunnittelu- että kehitysprosesseihin.

Oli hieno kokemus saada työskennellä Redlandin, Hellonin ja Druidin konsulttien kanssa. Yhteistyö, johon suunnittelutiimi kykeni sovelluskehittäjien kanssa, oli korvaamaton tuki koko tiimin kehitykselle, sekä myös palvelun loppukäyttäjille näkyville tuloksille.

Asiantuntijan kommentti

On aina palkitsevaa saada aikaan positiivisia muutoksia projektissa. Suomidigin tapauksessa koin todelliseksi voitoksi sen, että tiimimme pystyi yhdistämään palvelumuotoilun ja käyttäjätutkimuksen tiiviimmin ketterän Scrum-tiimin päivittäiseen työskentelyyn. Tiimin työtapoja ja kommunikaatiota parantamalla pystyimme tekemään viisaampia päätöksiä siitä, mitä ominaisuuksia lähteä kehittämään, mikä puolestaan näkyi lisäarvona palvelun loppukäyttäjille.

–Liisa Benmergui, Design Lead, Frantic