Kuinka palaamme toimistolle?

Sami Häkkinen4.5.2021FranticLukuaika 4 min

Koronavuoden aikana etätyö on muuttunut jo rutiiniksi. Näillä näkymin kesän 2021 jälkeen olemme yhtä aikaa tutun ja tuntemattoman edessä: kuinka palaamme toimistolle? Miten työelämä ehti reilun vuoden aikana muuttua?

Meillä siirtyminen etätöihin maaliskuussa 2020 sujui töiden puolesta varsin kivuttomasti mutta täysipäiväinen kotitoimistotoiminta toi uusia haasteita: työergonomian, tylsyyden, lasten etäkoulun, yksinäisyyden tunteet, töiden ja vapaa-ajan liukumat ja muut. Toimialallamme siirtymä oli varmasti yksi helpoimmista. Mekin olemme testailleet etätöiden mahdollisuuksia ja rajoja useamman vuoden ajan. Viimeisen vuoden aikana työt on todella tehty etänä: toimistolla on käyty hoitamassa lähinnä välttämättömiä asioita ja toimiston käyttöaste on ollut alle 10 prosenttia, pääsääntöisesti vielä vähemmän.

Toimistolle paluun teemat ovat olleet ajankohtaisia siitäkin syystä, että suunnittelemme muuttoa uusiin toimitiloihin vuodenvaihteessa. Suoritimme maaliskuussa sisäisen kyselyn työnteon tapoihin ja tiloihin liittyvistä toiveista ja tuloksena oli, että noin 80% työntekijöistä kertoi haluavansa tehdä töitä jatkossa toimistolla 2-3 päivää viikossa, loput viikosta etänä. Syyt toimistopäiviin olivat selviä: halu tehdä työkavereiden kanssa asioita yhdessä, tavata ihmisiä ja päästä ihan vain pois kotoa. 

Toimistolle palaamisen malleja on varmasti useita, mutta täysin etänä toimiminen ei vaikuta saavan laajaa kannatusta. Seuraavat kuukaudet puhutaan hybridityöstä varmasti paljon.

Mitkä asiat ovat olennaisia hybridityössä? Tässä muutamia näkemyksiämme ja lähtökohtia suunnittelulle:

Hybridityö keskiöön

Ennen koronapandemiaa työkulttuurimme oli jo vahvasti etätyömyönteinen, mutta käytännön kulttuuri ja työnteon mallit olivat silti toimistopainotteisia. Hybridityössä itselle sopivat etätyötavat tulee sovittaa toimistolla tehtävään työhön uudella tavalla ja päinvastoin. Tämä vaatii suunnittelua sekä työrutiinien yhteispäivittämistä. Meillä pitkään pääosin etänä tehneet ovat kokeneet, että korona-aika on parantanut osallistumisen mahdollisuuksia kun kaikki toiminta on tapahtunut ruuduilla.

Sama kokemus kaikille

Jatkossa palaverien ja workshoppien osallistujista osa istuu samassa tilassa ja osa etänä. Nämä tilanteet pitää suunnitella niin, että kokemus ja osallistumisen mahdollisuudet ovat kaikille mahdollisimman tasavertaiset. Tässä on oltava tarkkana, jotta ei valahdeta vanhaan, ja matkan varrella tulee varmasti uusia haasteita. Miten toimitaan, kun tiimitapaamisen jälkeen osa siirtyy after workeille - pidetäänkö etävideoyhteydet silloinkin päällä?

Toimistotilan uudelleenmietintä

Mihin tilaa käytetään? Meillä kyselyssä tärkeiksi nousivat sosiaaliset tilat, rauhalliset tiimitilat sekä hiljaiset tilat itsenäiseen työskentelyyn. Tilojen joustavuuden merkitys varmasti kasvaa ja pelkän avokonttorin aika on selkeästi ohi.

Joustavuutta lisäneliöihin

Miten oman toimiston ympäriltä löytyy joustoa esimerkiksi vuokrattavien tilojen muodossa? Keskusteluissamme ovat olleet niin lähempänä kotitoimistoja sijaitsevat pienet satellittiitilat kuin co-working -tyylisten tilojen ja fasiliteettien luovempi käyttö.

Toimisto- ja etäergonomiaa

Kun työ hajautuu, työergonomian on oltava kunnossa niin toimistolla kuin etänäkin. Tarjoamme kaikille frantimoneille mahdollisuuden sähköpöytiin, lisänäyttöihin ja työtuoleihin, jotta ergonomian taso säilyy samana myös kotioloissa. Taukojumpat on jatkossakin hoidettava niin, että kaikki pääsevät mukaan.

Milloin tapaamme kasvokkain?

Missä palaverit pidetään jatkossa? Koska viimeisen vuoden aikana myynti- ja asiakaspalaverit ovat menneet teamseihin, meetteihin ja zoomeihin, on mielenkiintoista nähdä kuinka jatkossa palaveroimme. Kuinka tasapainoilemme kasvokkain näkemisen hyötyjen ja etäpalaverien tehokkuuden välillä? 

Meillä toimistolle paluuta suunnitellaan jo kiivaasti ja hybrityön seuraava askel otetaan viimeistään kun muutamme uusiin tiloihin ensi vuoden alussa. Kerromme varmasti vielä ennen tupaantuliaisia (kai sellaisia voi vielä pitää?) miten ajatuksemme tämän aiheen tiimoilta muotoutuvat.

Lue lisää

sami_founder_interviewBlogi

”Tärkeintä on oppia” - haastattelussa Sami Häkkinen

Juhlistaaksemme Franticin 20-vuotista taivalta jututimme Franticin virkaatekevää toimitusjohtajaa, strategia ja perustajajäsentä Sami Häkkistä.

Inklusiiv Brekkie Club x Frantic sized upBlogi

Tutkimusmatka inklusiiviseen muotoiluun

Meillä oli ilo järjestää Inklusiivin ensimmäinen Breakfast Club -tapahtuma torstaina 8.10.2020, teemanamme inklusiivisuus digitaalisessa palvelumuotoilussa.