Design sprint tekee ongelmanratkaisusta nopeaa ja tehokasta

18.2.2021SuunnitteluLukuaika 5 min

Design sprint on innovatiivinen viisivaiheinen metodi, joka auttaa ratkaisemaan isojakin haasteita muutamassa päivässä. Liian hyvää ollakseen totta? Ei sentään. Tässä blogissa esittelemme miten hyödynsimme design sprint -metodia auttaaksemme asiakastamme määrittelemään heidän uuden intranettinsä yksityiskohdat.

Mikä on design sprint?

Design sprintin perusidea on hyödyntää työpajoja alustavan idean jalostamiseen prototyypiksi ja lopulta sen testaamiseen – ja kaikki tämä tapahtuu viiden päivän sisällä. Jokainen päivä pyörii tietyn aihealueen ympärillä: kartoita, hahmottele, päätä, prototypoi ja testaa. Tiukka aikarajoite helpottaa fokuksen säilyttämistä ja pakottaa saamaan aikaan.

Työssämme asiantuntijoina olemme ottaneet vapauden muovata metodia hienoisesti riippuen asiakkaidemme tarpeista. Tavoite on silti aina sama: käyttää viittä askelta ongelman ratkaisuun, tehdä nopea prototyyppi ja testata sitä, jotta nähdään onko idea investoinnin arvoinen. Metodi on nopea, kustannustehokas, ja osallistava – mikäpä sen parempaa!

Oivalluksia työpajojen kautta

Joskus ei ole mahdollista, tai edes realistista saada kaikkien osapuolten aikatauluja tyhjennettyä täydelle viikolle, jotta voitaisiin workshopata viisi päivää putkeen. Näissä tapauksissa olemme päättäneet jakaa sprintit pidemmälle aikavälille. Vaikka näin saatetaan menettää osa vauhdin hurmasta, saadaan silti arvokkaita oivalluksia jokseenkin nopeasti ja löydetään uutta inspiraatiota.

Otetaan eräs tosielämän esimerkki:

Iso monikansallinen asiakasyrityksemme tarvitsi uuden intranetin heidän eri puolilla palloa sijaitseville työntekijöilleen. Uudistusprojektia varten he tarvitsivat määrittelytyön, jossa asetettaisiin raamit tulevalle viestintäalustalle. Design sprint sopi tähän tehtävään mainiosti, sillä sen avulla määrittely saataisiin valmiiksi ripeässä aikataulussa.

Järjestimme yhdessä asiakkaan tiimin kanssa viisi työpajaa viiden viikon sisällä. Jokainen sessio oli kestoltaan vain kaksi tuntia – optimoituna niin, että asiakkaaltamme vaadittu aika ja työpanos säilyisi kohtuullisena.

Maailmanlaajuisen pandemian vuoksi kaikki työpajat järjestettiin videopuheluina, käyttäen apuna kanvaasityökalu Miroa. Kaksi palvelumuotoilijaamme, visuaalinen suunnittelijamme, sekä ratkaisuarkkitehtimme vaihtelivat fasilitointivuoroa joka viikko, ja asiakkaalta osallistui aina enimmillään kuusi edustajaa per sessio.

Vaatimusten kartoittamista

Ensimmäisessä työpajassa aloitimme kartoittamalla uudelle intranetille asetetut tavoitteet ja odotukset. Keskustelun herättelemiseksi olimme valmistelleet osallistujille muutamia harjoitteita tehtäväksi Miro-boardille. Kävimme läpi kohdeyleisöä, sisältötarpeita, sekä mahdollisia toiminnallisuuksia ja sisällön rakennetta.

Session päätteeksi tiesimme, että uuden intranetin tulisi toimia monipuolisena viestintätyökaluna, jota on helppo käyttää ja personoida käyttäjän sijainnin, roolin, mielenkiinnonkohteiden sekä tarpeiden perusteella. Sessio auttoi asiakastamme löytämään yhteisen ymmärryksen projektin prioriteeteistä.

Visuaalisen ilmeen ideointia

Toinen työpaja keskittyi palvelun visuaalisen tyylin määrittelyyn brändikuvaharjoitteen muodossa. Kaikki osallistujat pääsivät ilmaisemaan oman mielipiteensä brändi-attribuuteista ja keskustelemaan siitä, miten he näkevät yrityksensä brändin. He myös äänestivät vanhan intranetin ominaisuuksista, jotka haluttiin säilyttää, sekä tulevan intranetin mahdollisista tyylisuunnista ja komponenteista.

Asiakas oli vain hetki sitten uudistanut visuaalisen brändinsä, joten työpaja toimi myös tiedon jakamiseen meidän suuntaamme. He pääsivät kertomaan ideansa ja toiveensa suoraan suunnittelijoillemme ja ohjaamaan meitä oikeaan suuntaan heti kättelystä.

Rakenteen määrittelyä ja personointia

Kolmannessa ja neljännessä työpajassa sukelsimme syvemmälle uuden intranetin sisältörakenteeseen, ja sen räätälöintiin käyttäjien tarpeisiin. Meillä oli jo hyvä kuva vaatimuksista aikaisempien työpajojen pohjalta, joten pystyimme keskittymään varsinaisiin ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin.

Iteroimme rautalankoja ja visuaalista tyyliä asiakkaan kanssa löytääksemme juuri heille sopivan ratkaisun. Esimerkiksi: luonnostelimme erilaisia sisällön suodatusmahdollisuuksia ja pikalinkkien räätälöintiä sivuston eri sivuille.

Aika testata!

Ennen viidettä ja viimeistä työpajaa testasimme uudet suunnitteluideat oikeilla käyttäjillä asiakkaan organisaatiosta. Haastattelimme viittä ihmistä ja saimme arvokasta palautetta muun muassa navigaation rakenteeseen ja suunnittelupäätöksiin.

Käyttäjätestien löydökset olivat viidennen työpajan pääaihe, ja palautteen perusteella hioimme suunnitelmia hienoisesti.

Sen jälkeen olikin aika pistää projekti pakettiin ja viimeistellä tuotoksemme intranetin määrittelyn osalta: konseptin määrittely, visuaalinen ilme, ja palvelun prototyyppi. Me myös annoimme koosteen suunnitelmien toteuttamisen teknisistä vaatimuksista. Tuloksena, asiakkaallamme oli selkeä kuva siitä, mitä uudistuksen eteneminen vaatii.

Design sprint siivittää lentävään lähtöön

Tässä kyseisessä asiakas-casessa design sprint-metodi tarjosi mainion lähtökohdan uudistuksella, ja auttoi pitämään scopen tiiviinä ja selkeänä. Esimerkki osoittaa, että tuloksia saadakseen metodia ei tarvitse noudattaa pilkulleen – on täysin ok ja jopa toivottavaa räätälöidä sitä jokaisen organisaation ja tilanteen mukaan.

Yleisesti, design sprint on hyvä tapa saada ideat rullaamaan ja keskittyä kaikkein olennaisimpaan. Se auttaa organisaatiota sitoutumaan projektiin syvemmin, mikä puolestaan usein johtaa parempiin lopputuloksiin ja vahvempaan projektityytyväisyyteen. Kun työskennellään tiiviimmin yhdessä, on helpompaa taklata mahdolliset aukot tiedossa ja löytää uusia ratkaisuja käsillä olevaan haasteeseen.

Haluatko kuulla miten design sprint voisi toimia juuri teille? Ota yhteys myyntitiimiimme osoitteessa sales@frantic.com!

Lue lisää

palvelumuotoilukouluBlogi

Kuudesluokkalaiset omaa hyvinvointiaan tukevia digitaalisia palveluja suunnittelemassa

Kuinka lapset voisivat itse vaikuttaa omaan hyvinvointiinsa ja osallisuuteensa muuttuvassa maailmassa? Tämä oli lähtökohta, kun lähdimme osallistamaan tamperelaisia kuudesluokkalaisia heidän omaa hyvinvointiaan tukevien digitaalisten ratkaisujen suunnitteluun palvelumuotoilukoulu-projektissa.

asym heroBlogi

Osallista, älä oleta – näin pääset asiakkaiden osallistamisessa alkuun

Kun aloitamme uuden projektin tai uudistamme aiempaa verkkopalvelua, miten varmistamme, että kuuntelemme aidosti asiakkaitamme – palvelun käyttäjiä? Kenen kokemuksista, tarpeista ja toiveista meidän tulisi olla kiinnostuneita, ja millä keinoilla tavoitamme heidät?